Et annet aspekt av tiden er hva det betyr for de ansatte som enkeltpersoner. Ekstra tid brukt i perioder kan brukes senere under en fleksitidsordning. Flexi-tid er et fantastisk konsept. Vi elsker alle det; friheten til å jobbe noen timer ekstra mandag til onsdag og ta en tidlig helg på fredag. Fleksibiliteten til å jobbe når det passer, for å imøtekomme familielivet. Dette kan øke motivasjon og redusere tretthet og stress.
Utfordringer ved å beregne fleksibanksaldoen
Et av problemene med flexi-tid er at ikke alle ERP-systemer, regnskapssystemer eller tidsregistreringssystemer har kapasitet til å rapportere tid eller flexi-tid på den måten som fungerer best for din bedrift.
Typiske utfordringer er ulik behandling av høytider. Noen selskaper opererer med halvdagsfrie dager. Bedrifter har forskjellige måter å registrere timer på. Prosjekter, timetype eller aktivitet har variable standardtimer, som kan ha betydning for hvordan fleksibanken beregnes. Andre utfordringer er å beregne fleksitid for deltids- eller sesongarbeidere.
Selv om det at arbeidsgiver har flexi-bank-ordning er en verdifull fordel, kan det som ansatt være litt frustrerende hvis det er vanskelig å få en rask oversikt over sin flexi-banksaldo. Som avdelingsleder er det også risikabelt hvis man ikke har mulighet til å kontrollere om teamet har stor mengde fleksitid som vil være vanskelig å ‘betale tilbake’.
Andre rapporteringsutfordringer
Måten selskapet er organisert kan også ha betydning for hvordan man beregner tid når det gjelder produktivitetsrapportering. Ulike selskaper ønsker å se på avdelinger eller grupper av arbeidstakere på forskjellige måter. Et typisk eksempel som nylig oppstod hos en kunde hvor vi bygget en tidsrelatert rapport som viste mengden av ‘nedetid’ for en bestemt avdeling. Normen ville være en høy % av produktivt arbeid. Det ble tydelig med et raskt blikk og en haug med røde trafikklys at noe var galt. Denne typen informasjon kan brukes til å se dypere på underliggende problemer. Er det for mye arbeid, for lite, er det en måte å omplassere eller støtte dette teamet på en måte som utnytter tiden best, og gir de ansatte den beste opplevelsen? Før utarbeidelsen av denne rapporten var avdelingslederen ikke i stand til enkelt å skaffe seg informasjonen, noe som gjorde det umulig å være proaktiv med å rette opp situasjonen.
‘Dodgy’ fraværstrender
Rapportering av fravær kan avsløre trender for nærmere undersøkelse. Selskapet kan for eksempel ha en KPI som måler antall fraværsdager, og som kan være på et «akseptabelt» nivå på overflaten. Men kanskje skjuler det en trend med regelmessige små fravær, typisk på fredag og mandag? Dette er et rødt flagg og kan avsløre ukultur eller andre utfordringer som må tas opp.
Hva kan vi gjøre med dette?
Ved hjelp av teknologi har vi måter å grave ut denne typen informasjon og flagge den raskt, noe som kan føre til kritisk dialog med ansatte om årsaken til den uautoriserte permisjonen. Foreligger det familieproblemer? Trakassering på arbeidsplassen? Er de på jobbjakt, eller tar man bare litt ekstra fri i forbindelse med helgen?
Er alle timer registrert?
Et annet eksempel på en timerelatert rapport som vi bygde, var en som fremhevet om ansatte ikke registrerte alle timer innen deadline. Mange selskaper har regler når tiden må registreres, for eksempel klokka 9 påfølgende dag. Årsakene til dette er flere; bl.a. til beregning lønn, utsendelse av fakturaer, og lignende. Er ikke alle timer registrert før cut-off, blir rapporter upålitelige, eventuell overtid blir ubetalt, eller fakturering av kunder blir hengende. Jo lenger tid det tar å registrere timer, jo større sjanse er det for å glemme, i tillegg kan det bli unøyaktig.
Vi ble for en tid tilbake engasjert for å lage en rapport flagger manglende timeregistrering mot tidsstempling for å advare ledere om disse ikke samsvarer og bør følges opp.
Automatisering og tilpasning
Det viktige er at rapportene er satt opp innenfor det enkelte selskapets parametere. Da vi er basert i Stavanger, jobber vi med mange oljeselskaper. De har ekstra utfordringer rundt kompliserte tidspakker for offshorearbeidere, inkludert normaltid, overtid, ventetid, forsinkelsestid, møteovertid, fakturerbar overtid, ikke-fakturerbar overtid, rød dag godtgjørelse, nattskiftegodtgjørelse, sykdom +++ Listen fortsetter! Offshorearbeidere jobber ofte sammen med landarbeidere med timetyper, og på en eller annen måte må rapporteringen tilpasses alle. Og lønnsutbetalingene må være korrekte! En god timerapport kan bidra til å sikre at det ikke er ulykkelige ansatte på lønningsdagen.
Borte er dagene der en person jobber i én avdeling med én enkelt oppgave. Folk flyter oftest rundt i organisasjoner. Derfor er det viktig å kunne registrere timekost der jobben utføres. Den beste måten å gjøre dette på er å registrere timer mot prosjekter, slik at timekostnadene fordeles riktig.
