Utfordringer (og løsninger!) med timerapportering

Velkommen til bloggen vår! Vi produserer jevnlige artikler med fokus på forretningsutvikling, forretningsverdi, beslutningstaking og ytelsesbasert styring – med andre ord; alt som bidrar til vekst for din organisasjon!

Tid er en nøkkel som kan gi konkurransefortrinn. Alle har vi de samme 24 timene i døgnet, og tid er en verdifull, ikke-fornybar ressurs. Det betyr at tid kan skape muligheter. Hvordan kan disponering av tid være et viktig element for en virksomhet i vekst? Hvordan kan vi bruke tiden klokt for å gi virksomheten et fortrinn? Hvordan utnytte tiden vår til å skape innflytelse? Den beste måten å vite om vi bruker tiden effektivt, er å ta kontroll over den.

Hvordan utnytter vi tiden vår slik at vi kan få ut de beste resultatene?

Styring og kontroll hjelper oss å prioritere tid og hvilke oppgaver og aktiviteter som er viktige. Håndtering av tid setter søkelys på de små tiltakene i virksomheten som kan gi stor effekt, og åpner opp for å gripe muligheter når de oppstår, ved raskt å omdisponere tid etter behov.

Tid kan være vanskelig å måle

Timerapportering utgjør en integrert del av ledelsesrapporteringen, men kan være utfordrende på grunn av alle de forskjellige dimensjonene, grupperingene, typene og filtrene. Tiden er mangesidig og må overvåkes fra mange forskjellige vinkler, ikke med det formål å styre teamet, men fordi dårlig ledelse av tid kan gi katastrofale resultater.

Hva kan måling av timer fortelle oss?

Hvem fører timer, og hvor? Hvor mye er produktivt? Hvor mye tid er brukt på administrasjon? Er det gjentatte fraværsmønstre? Har alle registrert timene sine? Er det en tendens til mye overtidsarbeid, (noe som betyr fare for utbrenthet)? Hva kan vi lære av måten vi brukte tiden vår på prosjekt X, noe som betyr at vi kan prise bedre neste gang? Har vi fakturert alle betalbare timer? Hvilke prosjekter / produkter / avdelinger / regioner bruker mest av våre tidsressurser? Listen fortsetter.

 

Flexi-tid gir både fordeler og ulemper i en bedrift

Et annet aspekt av tiden er hva det betyr for de ansatte som enkeltpersoner. Ekstra tid brukt i perioder kan brukes senere under en fleksitidsordning. Flexi-tid er et fantastisk konsept. Vi elsker alle det; friheten til å jobbe noen timer ekstra mandag til onsdag og ta en tidlig helg på fredag. Fleksibiliteten til å jobbe når det passer, for å imøtekomme familielivet. Dette kan øke motivasjon og redusere tretthet og stress.

Utfordringer ved å beregne fleksibanksaldoen

Et av problemene med flexi-tid er at ikke alle ERP-systemer, regnskapssystemer eller tidsregistreringssystemer har kapasitet til å rapportere tid eller flexi-tid på den måten som fungerer best for din bedrift.

Typiske utfordringer er ulik behandling av høytider. Noen selskaper opererer med halvdagsfrie dager. Bedrifter har forskjellige måter å registrere timer på. Prosjekter, timetype eller aktivitet har variable standardtimer, som kan ha betydning for hvordan fleksibanken beregnes. Andre utfordringer er å beregne fleksitid for deltids- eller sesongarbeidere.

Selv om det at arbeidsgiver har flexi-bank-ordning er en verdifull fordel, kan det som ansatt være litt frustrerende hvis det er vanskelig å få en rask oversikt over sin flexi-banksaldo. Som avdelingsleder er det også risikabelt hvis man ikke har mulighet til å kontrollere om teamet har stor mengde fleksitid som vil være vanskelig å ‘betale tilbake’.

Andre rapporteringsutfordringer

Måten selskapet er organisert kan også ha betydning for hvordan man beregner tid når det gjelder produktivitetsrapportering. Ulike selskaper ønsker å se på avdelinger eller grupper av arbeidstakere på forskjellige måter. Et typisk eksempel som nylig oppstod hos en kunde hvor vi bygget en tidsrelatert rapport som viste mengden av ‘nedetid’ for en bestemt avdeling. Normen ville være en høy % av produktivt arbeid. Det ble tydelig med et raskt blikk og en haug med røde trafikklys at noe var galt. Denne typen informasjon kan brukes til å se dypere på underliggende problemer. Er det for mye arbeid, for lite, er det en måte å omplassere eller støtte dette teamet på en måte som utnytter tiden best, og gir de ansatte den beste opplevelsen? Før utarbeidelsen av denne rapporten var avdelingslederen ikke i stand til enkelt å skaffe seg informasjonen, noe som gjorde det umulig å være proaktiv med å rette opp situasjonen.

‘Dodgy’ fraværstrender

Rapportering av fravær kan avsløre trender for nærmere undersøkelse. Selskapet kan for eksempel ha en KPI som måler antall fraværsdager, og som kan være på et «akseptabelt» nivå på overflaten. Men kanskje skjuler det en trend med regelmessige små fravær, typisk på fredag ​​og mandag? Dette er et rødt flagg og kan avsløre ukultur eller andre utfordringer som må tas opp.

Hva kan vi gjøre med dette?

Ved hjelp av teknologi har vi måter å grave ut denne typen informasjon og flagge den raskt, noe som kan føre til kritisk dialog med ansatte om årsaken til den uautoriserte permisjonen. Foreligger det familieproblemer? Trakassering på arbeidsplassen? Er de på jobbjakt, eller tar man bare litt ekstra fri i forbindelse med helgen?

Er alle timer registrert?

Et annet eksempel på en timerelatert rapport som vi bygde, var en som fremhevet om ansatte ikke registrerte alle timer innen deadline. Mange selskaper har regler når tiden må registreres, for eksempel klokka 9 påfølgende dag. Årsakene til dette er flere; bl.a. til beregning lønn, utsendelse av fakturaer, og lignende. Er ikke alle timer registrert før cut-off, blir rapporter upålitelige, eventuell overtid blir ubetalt, eller fakturering av kunder blir hengende.  Jo lenger tid det tar å registrere timer, jo større sjanse er det for å glemme, i tillegg kan det bli unøyaktig.

Vi ble for en tid tilbake engasjert for å lage en rapport flagger manglende timeregistrering mot tidsstempling for å advare ledere om disse ikke samsvarer og bør følges opp.

Automatisering og tilpasning

Det viktige er at rapportene er satt opp innenfor det enkelte selskapets parametere. Da vi er basert i Stavanger, jobber vi med mange oljeselskaper. De har ekstra utfordringer rundt kompliserte tidspakker for offshorearbeidere, inkludert normaltid, overtid, ventetid, forsinkelsestid, møteovertid, fakturerbar overtid, ikke-fakturerbar overtid, rød dag godtgjørelse, nattskiftegodtgjørelse, sykdom +++ Listen fortsetter! Offshorearbeidere jobber ofte sammen med landarbeidere med timetyper, og på en eller annen måte må rapporteringen tilpasses alle. Og lønnsutbetalingene må være korrekte! En god timerapport kan bidra til å sikre at det ikke er ulykkelige ansatte på lønningsdagen.

 

Borte er dagene der en person jobber i én avdeling med én enkelt oppgave. Folk flyter oftest rundt i organisasjoner. Derfor er det viktig å kunne registrere timekost der jobben utføres. Den beste måten å gjøre dette på er å registrere timer mot prosjekter, slik at timekostnadene fordeles riktig.

En ansatt kan ‘høre hjemme’ i én avdeling, mens prosjektet de jobber mot hører til i en annen. Derfor er det viktig å skille prosjektavdeling og ansattes avdeling når det rapporteres – da begge vil gi veldig forskjellige resultater. Ved hjelp av teknologi kan vi lage mål som tillater begge visninger.

 

Flexi-tid i Power BI dashbord

Oppsummert har måling og styring av timer mange fordeler. Etter min mening er det like viktig som å måle hvor mye kontanter du bruker i virksomheten på forskjellige områder. De er begge viktige ressurser og vanligvis begrensede, og må spores. Velg et timeregistreringssystem med omhu og sørg for at hvis rapportene du trenger ikke blir produsert direkte fra selve systemet, så brukes alternative rapporteringssystemer for dashbords. PowerBI er et flott verktøy for dette.

Nedenfor vises et eksempel på et flexi-tidsdashboard vi laget i PowerBI, slik at alle ansatte kan få en øyeblikkelig oversikt over flexi-balansen, og også om de har husket å registrere timer eller ikke. Du kan se i kalendergitteret at de røde cellene er der den ansatte ikke har registrert minimum standardtimer. Mange glemmer f.eks. å registrere timer 1. januar, noe som medfører et trekk fra flexi-banken med 7,5 timer!

Les mer om Power BI

                           

 

Det er mulig fra denne rapporten å gå inn til de underliggende dataene, dermed er det veldig enkelt å holde kontroll.

Vi i Mantle har bygd timerapporter i alle varianter. De er ikke alltid rett frem å lage, og det skjer at vi klør oss i hodet under rapportdesign. Sluttresultatet blir imidlertid alltid bra, og når alt er satt opp kan rapportene hentes ut automatisk regelmessig for å sikre at timer kommer inn i tide – og på riktig sted.

Kontakt oss hvis du har noen timerelaterte utfordringer som du ønsker å få kontroll på.

ll@mantleanalytics.com

 

 

Supersonic Business | 9. mars 2022

Hva er Business Intelligence?

Velkommen til bloggen vår! Vi produserer jevnlige artikler med fokus på forretningsutvikling, forretningsverdi, beslutningstaking og ytelsesbasert styring – med andre ord; alt som bidrar til vekst for din organisasjon!

Supersonic Business | 20. januar 2022

Hvordan optimalisere KPI’er ved hjelp av dataautomatisering

God datakvalitet er alfa omega for å få den korrekte innsikten om din virksomet. Ved å integrere data fra alle dine system og samle dem ett sted får du den innsikten du trenger.

I dette innlegget får du flere tips om hvordan dette bør gjøres

God lesning!

Supersonic Business | 7. desember 2021

Dataanalyse – fire vanlige fallgruver

Det er mange fallgruver å gå i når du skal jobbe med dataanalyse i en bedrift.

I dette innlegget har vi skrevet om de 4 fallgruvene mange selskap i vekst faller i og  hvordan du kan unngå dem og dermed få en bedre kvalitet på din analyse.

God lesning!

Connected Corner | 29. oktober 2021

Intervju med CityMaid

Leder av forretningsutvikling i Mantle Analytics, Mona Bokneberg, intervjuer Bente Gustavsen, leder økonomi & IT i CityMaid.

Supersonic Business | 7. oktober 2021

Hva kan regnskapsførere bruke Power BI til?

Velkommen til bloggen vår! Vi produserer jevnlige artikler med fokus på forretningsutvikling, forretningsverdi, beslutningstaking og ytelsesbasert styring – med andre ord; alt som bidrar til vekst for din organisasjon!

Business Intelligence
Supersonic Business | 2. september 2021

BI i praksis – for regnskapsførere

Velkommen til bloggen vår! Vi produserer jevnlige artikler med fokus på forretningsutvikling, forretningsverdi, beslutningstaking og ytelsesbasert styring – med andre ord; alt som bidrar til vekst for din organisasjon!

Connected Corner | 8. juli 2021

Interview with Bernie Smith – Founder of Made to Measure KPI’s

In this Connected Corner, Laura Landmark interviews Bernie Smith; KPI Author, Consultant & Trainer.

Apple Watch på et håndledd
Supersonic Business | 14. juni 2021

Utfordringer (og løsninger!) med timerapportering

Velkommen til bloggen vår! Vi produserer jevnlige artikler med fokus på forretningsutvikling, forretningsverdi, beslutningstaking og ytelsesbasert styring – med andre ord; alt som bidrar til vekst for din organisasjon!

Cover - Laura og Mona fra Mantle
Connected Corner | 4. juni 2021

Interview with CEO Laura Landmark

In this Connected Corner, Business Development Director Mona Bokneberg interviews CEO and co-founder of Mantle Analytics, Laura Landmark.

Pengesedler
Supersonic Business | 20. mai 2021

Shorten the cash gap, boost the bank balance!

In SME’s cashflow is usually tight. Things can be fine one minute, then suddenly all hell breaks loose when one large supplier doesn’t pay on time, or the contract that was supposed to land is delayed.

dekorativt
Supersonic Business | 29. april 2021

La dine data jobbe for deg

Mantle Analytics ble grunnlagt i 2017 av Laura Landmark og Espen Kringstad, og kort tid etter ble Daniel Bøhler med på laget som partner.

Connected Corner | 21. april 2021

Use technology in ways that benefit the most

In this Connected Corner, Laura speaks with Randy Johnston, Vice President and Shareholder at K2 Enterprises.

reven sover
Supersonic Business | 19. mars 2021

Business Intelligence = Better Sleep!

Welcome to our blog – a regular publication by Mantle, with a focus on business growth, business value, decision making and performance management, in other words, all things that make a business better. Today’s edition is written by Laura Landmark. 

Mann i paraglider
Supersonic Business | 17. februar 2021

Oversikt i en uoversiktlig tid

Velkommen til bloggen vår! Vi produserer jevnlige artikler med fokus på forretningsutvikling, forretningsverdi, beslutningstaking og ytelsesbasert styring – med andre ord; alt som bidrar til vekst for din organisasjon!

Terje Hauan
Uncategorized @no | 29. januar 2021

The new chairman of Mantle: Businesses have to adapt

We at Mantle are very happy to present our new Chairman of the Board, Terje Hauan.

Crystal
Supersonic Business | 13. januar 2021

Get a crystal-clear view of what is happening in your business, in real time

Welcome to our blog – a regular publication by Mantle, with a focus on business growth, business value, decision making and performance management, in other words, all things that make a business better. Today’s edition is written by Laura Landmark. 

Ben and Laura
Connected Corner | 16. desember 2020

Scientific concepts you can relate to business

Ben is a scientist, and this is a one of a kind conversation where astrophysics meets business, an unusual but wonderful combo!

Supersonic Business | 9. desember 2020

Breathe life into your data with visualisation

«Let me draw my idea on the whiteboard» said one of the guys I was in a meeting with recently. I love it when people start drawing, as it gives a deeper perspective on what they are thinking, a privileged deep dive into their psyche! 

Noel Moholon
Ansatte | 12. november 2020

Meet our newest team member, Noel Molohon

We are happy to share that we have another new employee on the team! Noel Molohon graduated this spring and has a Bachelor in Economics and Administration. In Mantle, Noel will enter the role as Business Performance Management Consultant.

Mona
Ansatte | 10. november 2020

Meet our newest team member

Meet Mona Bokneberg, our newest team member! Mona has more than ten years of experience from Statoil/Equinor. Within Mantle, Mona will enter the role as Business Performance Management Consultant. It’s always great to welcome a new employee, and we are thrilled to have Mona onboard!

YouTube-startplakat
Connected Corner | 21. oktober 2020

Grow your bottom line with the Profit First Methodology

This month in «Mantle`s Connected Corner», Laura interviews Ron Saharyan Co-founder and MD of Profit First Professionals.